Forretningsorden for Byrådet

§ 1. Byrådets møder er offentlige. Byrådet kan dog beslutte at behandle enkelte sager for lukkede døre. Sager om hjælp til enkeltpersoner behandles altid for lukkede døre.

Stk. 2. Byrådet behandler følgende sager for lukkede døre, medmindre Byrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse:
1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
2. Sager om køb og salg af faste ejendomme.
3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Stk. 3. Borgmesteren angiver i dagsordenen, hvis en sag efter borgmesterens opfattelse skal behandles for lukkede døre.

Stk. 4. Spørgsmålet, om en sag giver grundlag for dørlukning, skal behandles forud for lukkede døre, hvis Byrådet eller Borgmesteren bestemmer dette.

Stk. 5. Sager, som Byrådet behandler for lukkede døre, behandles så vidt muligt først.

Stk. 6. Enhver har adgang til at overvære Byrådets offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan Borgmesteren udelukke den pågældende eller hvis det er nødvendigt samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.

§ 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et byrådsmøde, meddeler den pågældende dette, herunder fraværsårsagen, til Borgmesteren før byrådsmødet, og så vidt muligt senest 3 hverdage før mødet. I beslutningsprotokollen anføres det for hvert møde og punkt, hvilke medlemmer der var fraværende. Borgmesteren indkalder ved fravær byrådsmedlemmets stedfortræder, jf. styrelsesvedtægtens § 22.

Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse

§ 3. Har et medlem senest otte dage inden et ordinært møde skriftligt anmodet om behandling af en sag, sætter Borgmesteren sagen på dagsordenen for førstkommende møde.
Stk. 2. Borgmesteren sørger for, at en dagsorden og det fornødne materiale, herunder eventuelle udvalgserklæringer, til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, udsendes til medlemmerne senest 4 hverdage inden Byrådets møder. Udsendelse via e-mail sidestilles med papirudsendelse.

Stk. 3. Kan en sag ikke udsættes, kan Byrådet træffe beslutning, selv om dagsordenen og det fornødne materiale ikke er udsendt senest 4 hverdage inden mødet. Borgmesteren skal sørge for, at det fremgår af dagsordenen, hvis dagsordenen eller det fornødne materiale ikke udsendes inden for fristen. Begrundelsen for, at sagen ikke kan udsættes, skal ligeledes fremgå af dagsordenen.

Stk. 4. Reglerne i stk. 2 og 3 gælder også for ekstraordinære møder i Byrådet. Borgmesteren kan kun indkalde til ekstraordinære møder med kortere varsel end 4 hverdage, såfremt den sag, der skal behandles, ikke kan udsættes, eller hvis der i øvrigt er enighed herom i Byrådet.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 4. Byrådet er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2. Borgmesteren og i dennes forfald første (anden) viceborgmester leder Byrådets møder.
Borgmesteren træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer han de punkter, der skal stemmes om.

Stk. 3. Enhver, der ønsker ordet, skal trykke på den knap på mikrofon- og afstemningspulten, som angiver, at man anmoder om ordet. Borgmesteren giver ordet til medlemmerne i den rækkefølge, de har bedt om det. Borgmesteren kan beslutte at give ordet til udvalgsformanden, som den første taler under hvert dagsordenspunkt, såfremt denne ønsker det. Hvis sagen er indbragt for Byrådet i medfør af styrelseslovens § 23, kan borgmesteren beslutte at give ordet til det medlem, der har indbragt sagen, før udvalgsformanden får ordet.
Hvis flere medlemmer har indbragt sagen, bestemmer borgmesteren i hvilken rækkefølge disse får ordet. Hvis flere beder om ordet på én gang, bestemmer Borgmesteren, hvem der får ordet først. Ingen må i åbne møder tale uden at rejse sig fra sin plads, og kun Borgmesteren må afbryde talerne.
 
Stk. 4. Ethvert medlem skal rette sig efter Borgmesterens afgørelser om at overholde god orden under mødet. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan Byrådet efter Borgmesterens forslag nægte medlemmet ordet i dette møde.

Stk. 5. Et medlem skal rette ethvert forslag under forhandlingerne til Borgmesteren. Når Borgmesteren finder anledning dertil, eller når tre medlemmer anmoder herom, skal Byrådet tage stilling til, om en forhandling skal afsluttes.

Stk. 6. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under Borgmesterens afgørelse, afgøre af Byrådet.

§ 5. Byrådet tager stilling til Borgmesterens dagsordenudkast ved mødets begyndelse. Byrådet behandler herefter sagerne i den rækkefølge, som Borgmesteren bestemmer. Borgmesteren kan således ændre på rækkefølgen i dagsordenen. Byrådet afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst tre medlemmer ønsker afstemning herom.

Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse bede om ordet til dagsordenen, herunder stille spørgsmål om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.
Stk.3. Er en tillægsdagsorden udsendt senere end 4 hverdage før et ordinært møde eller foreslår et medlem ved mødets start en sag optaget på dagsordenen, kan denne kun behandles, hvis der er enighed om at behandle sagen, eller hvis sagen ikke tåler udsættelse.

§ 6. Byrådet behandler kun en sag én gang, medmindre andet er bestemt i lovgivningen, eller Byrådet beslutter at behandle sagen to gange. Byrådet skal dog behandle årsbudgettet og de flerårige budgetoverslag to gange, jf. lov om kommunernes styrelse § 38.
Stk. 2. Ved 1. behandling stemmer Byrådet ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at give sin mening til kende om den foreliggende sag, forinden Byrådet træffer beslutning om sagens overgang til 2. behandling.
Mellem 1. og 2. behandling af årsbudgettet og de flerårige budgetoverslag skal der være mindst 3 uger, jf. lov om kommunernes styrelse § 38.
Stk. 3. Når Byrådet behandler en sag to gange, gælder reglen i § 3, stk. 2 om udsendelse af materiale ligeledes for 2. behandlingen.

Særlige udvalg

§ 7. Byrådet nedsætter særlige udvalg efter § 17, stk. 4 i lov om kommunernes styrelse til varetagelse af bestemte hverv eller til udførelse af forberedende eller rådgivende funktioner for Byrådet, økonomiudvalget eller de stående udvalg. Byrådet bestemmer det særlige udvalgs sammensætning og regler for dets virksomhed. Hvis Byrådet ikke beslutter andet, vælger udvalget selv sin formand.
Stk. 2. Byrådet, økonomiudvalget eller det stående udvalg, hvorunder udvalget er nedsat, jf. stk. 1, kan beslutte at bede udvalget om en skriftlig eller mundtlig redegørelse for resultatet af udvalgets arbejde.
Stk. 3. Byrådet kan beslutte at henvise en sag, der ikke hører under et bestemt udvalgsforretningsområde, til et af de bestående udvalg.

Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning

§ 8. Byrådet træffer beslutning, om et medlems interesse i en sag er af en sådan karakter, at medlemmet er udelukket fra at deltage i Byrådets forhandling og afstemning om sagen. Hvis et medlem er inhabilt, skal den pågældende forlade lokalet, mens Byrådet behandler sagen. Medlemmet må derimod gerne deltage i Byrådets behandling af spørgsmålet, om medlemmet er inhabilt.
Stk. 2. Et medlem skal meddele Byrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.
Stk.3. Når et medlem må forventes at blive erklæret inhabilt i en sag, som Byrådet skal behandle, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling.
Stk.4. Hvis Byrådet træffer beslutning om et medlems inhabilitet, uden at stedfortræderen er indkaldt, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, kræve sagen udsat til det efterfølgende møde. Udsættelse kan dog ikke ske, hvis 2/3 af de tilstedeværende medlemmer modsætter sig dette, eller hvis udsættelse vil medføre overskridelse af frister, der er fastsat i lovgivningen eller af andre myndigheder.

§ 9. Medlemmerne kan kun deltage i Byrådets afstemninger, når de personlig er til stede under disse.

Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag

§ 10. Afstemning foretages digitalt ved at hvert medlem ved anvendelse af det digitale afstemningssystem angiver, om vedkommende stemmer for, imod eller undlader at stemme.
Medlemmerne bliver siddende under afstemningen. Resultatet af afstemningen vises digitalt og gemmes af systemet.
Stk. 2. Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal, hvis lovgivningen ikke bestemmer andet.
Stk. 3. Hvis Borgmesteren skønner, at en sags udfald er så sikker, at afstemning vil være overflødig, udtaler han dette med angivelse af den opfattelse, han har med hensyn til sagens afgørelse. Hvis ingen af medlemmerne herefter forlanger afstemning, kan Borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af ham angivne opfattelse.
Stk. 4. Valg foregår, hvis et medlem kræver det, ved skriftlig afstemning, der ikke må være hemmelig. Stemmesedler tilvejebringes og udleveres af Borgmesteren. Stemmesedlen påføres navn. Finder Borgmesteren det sandsynligt, at Byrådet vil vælge eller genvælge en bestemt kandidat, kan han stille forslag om, at den pågældende vælges uden skriftlig afstemning. Hvis intet medlem herefter forlanger sådan afstemning, er den foreslåede kandidat valgt.

§ 11. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal undergives 2 behandlinger, jf. dog stk. 2.
Stk. 2. Byrådet kan ved sager, som undergives 2 behandlinger, vedtage en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag. I så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb, medmindre et flertal i Byrådet samtykker heri.
Stk. 3. Hvis medlemmerne ikke er orienteret om ændrings- og underændringsforslag før 2. behandlingen, giver Borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, såfremt de foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes om ændringsforslagene. Afstemning om ændringsforslag skal dog altid ske før afstemning om hovedforslaget. Tilsvarende skal afstemning om underændringsforslag ske før afstemning om ændringsforslaget.
Stk. 4. Et medlem kan fremsætte forslag om at nedsætte udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når et medlem fremsætter et sådant forslag, efter at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter Byrådet afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling.

Flertalsvalg

§ 12. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer. Opnår en kandidat ikke et sådant flertal ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der skal stemmes ved det bundne valg (3. afstemning). Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning, som Borgmesteren foretager.
Stk. 2. I ansættelsessager foretager Byrådet valget mellem flere ansøgere på den i stk. 1 nævnte måde.

Forholdstalsvalg

§ 13. Byrådets valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages ved et forholdstalsvalg for hvert udvalg m.v. for sig.
Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler: Byrådets medlemmer deles i de grupper, som medlemmerne har anmeldt for Borgmesteren at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Ved valg til økonomiudvalg og stående udvalg skal dog foretages samme gruppeanmeldelse. Hver gruppes medlemstal deles med 1,2,3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning, som Borgmesteren foretager. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele Borgmesteren, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, Stk. 3. Skal valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages blandt medlemmer og ikke-medlemmer af Byrådet, foretages valget af samtlige de medlemmer, Byrådet skal vælge, ved et forholdstalsvalg for hvert udvalg m.v. for sig.
Grupperne kan i den rækkefølge, som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikke-medlemmer af Byrådet, indtil den ene eller den anden art af pladserne er besat.
Stk. 4. Ved Byrådets valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvori Borgmesteren eller en udvalgsformand skal have en plads, regnes den pågældendes plads som en af de pladser, der tilkommer den gruppe inden for Byrådet, som vedkommende ved det pågældende valg har anmeldt at tilhøre.
Stk. 5. Hvis et medlem af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende er udpeget af Byrådet i enighed eller i øvrigt uden afstemning, skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvilken gruppe der ved ledighed skal besætte den pågældende plads, jf. stk. 6.
Stk. 6. Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori medlemmet er indvalgt af en bestemt gruppe inden for Byrådet, besætter den samme gruppe den ledigblevne plads.

Beslutningsprotokol m.v.

§ 14. Byrådets beslutninger skal føres ind i beslutningsprotokollen under møderne.
Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal stå i protokollen.
Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal sendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig bliver gjort bekendt med indholdet af protokollen. Hvis det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal den pågældende meddele dette til Borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.
Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal på forlangende fra et medlem oplæses ved mødets afslutning. Beslutningsprotokollen skal ved mødet afslutning, efter at det tilførte eventuelt er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde nægte at underskrive protokollen.

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 15. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter Borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for Byrådet i dets næste møde.

Ikrafttræden m.m.

§ 16. Denne forretningsorden træder i kraft den 1. april 2024.
Stk.2. Samtidig ophæves forretningsordenen for Fredensborg Byråd vedtaget af Byrådet den 30. oktober 2023.
Stk.3. Forslag til forretningsorden og ændringer i denne, skal behandles på to ordinære møder i kommunalbestyrelsen.
Denne forretningsorden er godkendt på Byrådets møder den 26. februar 2024 og 18. marts 2024.