Venskabsby - rejselegat og tilskud

Overvejer du et besøg i én af kommunens venskabsbyer? Så tøv ikke med at kontakte kultur@fredensborg.dk, hvis du har spørgsmål.

Vi kan hjælpe dig med at få viden om og kontakt til relevante foreninger, skoler eller institutioner i venskabsbyerne, og vi vejleder dig om mulighederne for at få tilskud til din rejse.

Vi behandler almindelige ansøgninger om rejse- eller værtskabstilskud løbende. Det er muligt at søge om tilskud året rundt, så længe der er budget til det i Venskabsbyforum.

Venskabsbyforums studie- og rejselegat kan søges af unge under 26, der bor i kommunen. Der er deadline for ansøgning hver år i april. Legatet uddeles på Venskabsbyforums møde i slutningen af april, og man kan forvente svar umiddelbart efter.

Alle foreninger, der søger om rejse- eller værtskabstilskud, skal have et CVR-nummer.

Enkeltpersoner, der søger om tilskud eller legat, skal oplyse deres cpr.nr.

Hvilke tilskud kan jeg søge?
Du kan søge om rejsetilskud, værtskabstilskud, ekstraordinært rejsetilskud og Venskabsbyforums studie- og rejselegat. Tilskuddene kan søges løbende, og studie. og rejselegatet søges én gang årligt og uddeles i slutningen af april hvert år.

Du kan læse mere om de forskellige tilskud her på siden. Hvis du er i tvivl om, hvilket tilskud du skal søge, kan du altid kontakte os på kultur@fredensborg.dk.

Vær opmærksom på, at vi ikke giver tilskud til private rejser, og at der kan blive bedt om ekstra dokumentation, hvis formålet med turen ikke tydeligt er relateret til vores venskabsbyer.

Hvor meget kan jeg søge om?
Rejse- og værtskabstilskud tildeles efter en fast takst, som du kan se nedenfor på siden. Ved det ekstraordinære rejsetilskud kan du søge om tilskud til udgifter, der ikke dækkes af de faste tilskud.

Ansøgningerne om ekstraordinært rejsetilskud behandles af Venskabsbyforum på deres to årlige møder. Det er vigtigt, at du laver et realistisk budget over de nødvendige udgifter til den rejse, du søger tilskud til.

Hvornår kan jeg søge?
Vi skal have din ansøgning senest 14 dage inden du skal rejse eller modtage besøg fra en venskabsby.

Søger du om ekstraordinært rejsetilskud, som skal behandles af Venskabsbyforum, skal vi have modtaget din ansøgning minimum 3 uger før Venskabsbyforums næste møde.

Venskabsbyforum holder møde den 30. april og den 24. september 2025.

Ansøgningsfrist for studie- og rejselegatet er 18. april 2025.

Hvordan ansøger jeg?
Du ansøger ved at udfylde ansøgnings- og budgetskema, som du finder her på siden.

Ansøgningen sendes til Center for Kultur og Sundhed på kultur@fredensborg.dk.

Bemærk, at din ansøgning ikke vil blive behandlet, før vi har modtaget både ansøgnings- og budgetskema.

Hvordan får jeg svar på min ansøgning?
Senest 14 dage efter vi har modtaget din ansøgning, vil du få svar på mail.

Ansøgninger, der skal behandles på Venskabsbyforums møder, vil få svar umiddelbart efter mødet har været afholdt.

For at modtage dit tilskud, skal du senest 1 måned efter rejse eller værtskab indsende en kort afrapportering til os. Du udfylder afrapporteringsskemaet, som du finder her på siden.

Som en del af afrapporteringen, skal du huske at:

1. Aflægge regnskab for arrangementet/rejsen.

2. Indsende dokumentation for rejseudgifter. F.eks. faktura for busleje, kopi af alle deltageres flybilletter.

3. Vedlægge 2-3 fotos fra turen

4. Oplyse det faktiske antal gæster/rejsende.

Afrapporteringen skal sendes til kultur@fredensborg.dk.

Tilskuddet udbetales til den NEM-konto, der er tilknyttet dit CPR-nummer eller foreningens/institutionens CVR-nummer.

Bemærk, at dit tilskud først vil blive udbetalt, når vi har modtaget din afrapportering.

Vi udbetaler kun dokumenterede udgifter, og beløbet kan højst være det, der er bevilget.

Værtskabstilskud er en delvis finansiering af værtsudgifter i forbindelse med besøg fra Fredensborg Kommunes venskabsbyer. Betingelsen for værtstilskud er, at arrangementet foregår på forenings- og institutionsplan, og besøget derved er planlagt mellem to venskabsbyer.

Det er muligt at få 250 kr. per gæst per dag, og tilskuddet gives for maksimum 4 dage. Besøget må gerne vare længere tid, men der opnås ikke tilskud for den tid, der går ud over perioden på 4 dage.

Derudover ydes et startbeløb på 1.500 kr. til foreningen, hvis der modtages grupper fra 5 personer og opefter. Startbeløbet kan anvendes til at dække en del af udgifterne til et velkomst- eller afslutnings-arrangement, transport eller entréer under besøget.

Der afleveres regnskab, en kort beretning om besøget og fotodokumentation efter besøget er gennemført.

Rejsetilskud ydes, når rejsen går til en venskabsby, hvad enten rejsen er en del af et officielt venskabsbyarrangement, eller der er tale om rejser arrangeret af foreninger eller institutioner i venskabsbyregi.

Der ydes ikke tilskud til rejser af ren privat karakter, og administrationen kan kræve yderligere dokumentation ved rejser, hvor det venskabsbyrelaterede formål er uklart.

Rejsetilskuddets størrelse afhænger af rejsedestination og den rejsendes alder.
Der gives rejsetilskud til alle foreningsmedlemmer uanset deres bopælskommune.

Lønnede buschauffører på rejsen er ikke dækket af rejsetilskud

Rejsetilskud til Berleburg, Håbo, Nittedal og Sudbury
Pr. barn/ung (- 24 år)
En skoleelev, et barn fra forening, institution m.fl. 500
Pr. voksen (25 år +)
Fra skole, forening, institution m.fl. 300 kr.
Studiebesøg pr. person. 1.500  
Frivillig leder. 1.600 kr.
Udveksling pr. kommunal ansat medarbejder. 1.500 kr.  

Rejsetilskud til Ingå og Paide
Pr. barn/ung (- 24 år)
En skoleelev, et barn fra forening, institution m.fl. 1000 kr.
Pr. voksen (25 år +)
Fra skole, forening, institution m.fl. 500 kr.
Studiebesøg pr. person. 1.500
Frivillig leder. 1.600 kr.
Udveksling pr. kommunal ansat medarbejder. 1.500 kr.

Hvad omfatter studiebesøg?
Et studiebesøg omfatter besøg i forbindelse med planlægning af nye samarbejder eller samarbejdsformer med venskabsbyerne. Et eksempel på studiebesøg kan f.eks. være en lærers besøg i en venskabsby i forbindelse med samarbejde med en ny skole.

Ved almindelige planlægningsmøder mellem parter, hvor der er etableret samarbejde, søges det almindelige rejsetilskud.

Hvad omfatter udveksling?
Udveksling af kommunale medarbejdere kan være en mulighed for ansatte til få inspiration og ideer til nytænkning inden for eget arbejdsområde ved at opleve alternative måder at løse samme opgaver på.

Venskabsbyforums legat er et særligt legat til unge under 25 år.

Legatet ligger indenfor formålet af venskabsbysamarbejdets regi, men ud over de gældende takster for rejse- og værtskabstilskud.

Legatets formål
Legatets primære formål er at understøtte rejser til og ophold i en af Fredensborg Kommunes seks venskabsbyer, hvor besøget har til formål at udvikle ansøgerens kompetencer og indsigt i andre landes kulturer.

Formålet er at støtte unge, der som led i deres erhvervsuddannelse, studier, kunstneriske eller sportslige ambition kan styrke deres kompetencer via kurser, træning eller andre tilbud, som findes i venskabsbyerne.

Venskabsbyforums legat understøtter unges muligheder for at besøge venskabsbyer i forbindelse med uddannelse, praktik, kurser og lignende, som kan være til gavn for ansøgeren erhvervsmæssigt, uddannelsesmæssigt eller i forhold til frivillighed.

Om legatet
Legatsummen er på i alt 10.000 kr. pr. år for enkeltpersoner og 5000 kr. for grupper på 2 - 3 personer:

Legatet kan ansøges én gang pr. år. Legatet skal ansøges, før rejsen foretages.

Venskabsbyforum bevilliger legatet efter indstilling fra administrationen.

Ansøger er selv ansvarlig for rejse, indlogering og ophold.

Deltagelse i undervisning, kurser eller træning m.v. skal dokumenteres skriftligt, før legatet kan komme til udbetaling. Legatet er som udgangspunkt skattepligtigt, men visse dokumenterede udgifter til selve rejsen, betaling for undervisning, deltagerafgifter med videre vil være skattefri.

Legatmodtageren er selv forpligtiget til at kontakte SKAT for yderligere information omkring skattemæssige forhold.

Hvem kan ansøge legatet?
• Enkeltpersoner eller grupper på 2 - 3 personer
• Ansøgeren skal være bosiddende i Fredensborg Kommune
• Ansøgeren skal være under 25 år ved ansøgningsfristens udløb

Indstilling og bedømmelse
• Venskabsbyforum er bedømmelsesudvalg for tildelingen af legatet.
• Administrationen indstiller ansøgninger til behandling i Venskabsbyforum, som har kompetencen til at bevillige legatet.
Fredensborg Kommune forbeholder sig ret til at bede om yderligere oplysninger i forbindelse med behandlingen af ansøgningen.

Ansøgningsfrist
Ansøgningsfristen er 11. april 2025.

Ansøgningen sendes til Center for Kultur, Fritid og Sundhed. Katharina V. L. Nielsen,  katn@fredensborg.dk.

Ansøgningen vil blive behandlet af Venskabsbyforum på det førstkommende møde ultimo april 2025.

For sent indkomne ansøgninger vil som hovedregel ikke komme i betragtning og vil modtage afslag.

Hvordan søger man legatet?
Ansøgningen sker via ansøgningsskema. Ud over ansøgningsskemaet skal man indsende en motiveret ansøgning, der fortæller, hvorfor man søger legatet, hvor man gerne vil rejse hen, og hvad man forventer at få ud af rejsen.

Svar på ansøgning
Alle ansøgere får skriftligt svar via digital post.

Hvis man får legatet
Hvis man får legatet skal man gøre følgende:

• Senest en måned efter opholdets afslutning skal man aflægge regnskab for rejse og ophold og indsende kopier af fx flybilletter, kursusgebyr m.m.
• Senest en måned efter opholdets afslutning skal man sende en lille beskrivelse af ens oplevelser i venskabsbyen vedlagt 2-3 fotos.
• Hvis man ikke anvender hele legatet, skal man senest to måneder efter opholdet refundere restbeløbet til kommunen.
• Vær opmærksom på, at legatet som udgangspunkt er skattepligtigt, men at enkelte dokumenterede udgifter kan være skattefri. Det påhviler legatmodtageren at orientere sig om og følge SKATS regler.

Der kan søges om tilskud til rejser med omkostninger, der ikke kan dækkes af det ordinære rejse- eller værtskabstilskud til en venskabsby. Dette kunne for eksempel være et arrangement i venskabsbyregi eller ekstraordinære omkostninger til en rejse til en venskabsby, man søger om at få dækket.

Ansøgningen om det ekstraordinære tilskud vil blive behandlet på Venskabsbyforums næstfølgende møde.

Ansøgningen skal derfor være administrationen i hænde minimum 3 uger før for at sikre, at ansøgningen vil blive behandlet rettidigt.

Sendes ansøgningen mindre end 3 uger før næste møde, kan ansøger ikke være sikker på, at ansøgningen behandles på dette møde.